Выставление фактур для JDG: что необходимо знать?

Ведение бизнеса в Польше в форме индивидуального предпринимательства (JDG) требует строгого соблюдения налогового законодательства, особенно при оформлении фактур. Правильное выставление документов не только обеспечивает легальность операций, но и формирует основу для корректного расчета налогов, включая VAT. В этой статье детально разберем ключевые аспекты оформления фактур для JDG, опираясь на актуальные нормативные требования и лучшие практики.

Основные требования к фактурам для JDG

Согласно польскому законодательству, фактура, выставленная индивидуальным предпринимателем, должна содержать следующие данные:

• Номер фактуры: главное правило нумерации фактур – присвоение номера в хронологическом порядке: номера указываются последовательно по мере выставления (например 01/03/2025; 02/03/2025);
• Дата выставления (Data wystawienia) — указывается не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем оказания услуги или поставки товара;
• Дата продажи (Data sprzedaży) — дата продажи должна соответствовать фактической дате оказания услуги/продажи товара; часто соответствует последнему дню месяца выполнения обязательств, если услуга была оказана в предыдущем периоде; Если оплата такой фактуры произошла ранее даты оказания услуги, то датой продажи считается дата поступления денег на расчетный счет;
• Корректные данные продавца и покупателя — название, полный адрес , NIP и номер VAT UE, если таковой имеется (прим.: DEXXXXXXX – контрагент из Германии);
• Наименование товара/услуги (в соответствии с кодом PKD, заключенными с контрагентами договорами);
  Важно: содержание услуги на фактуре должно точно соответствовать вашему коду PKD и тому, что написано в договоре с контрагентом;
• Количество и цену за единицу товара/услуги;
• Сумму netto/vat/brutto (убедитесь в правильном использование ставки VAT);
• Форму оплаты—безналичная/наличная;

Важно отметить, что при использовании фактуры-проформы (документа, предваряющего основную фактуру), окончательный вариант должен быть оформлен в соответствии с требованиями VAT — выставлением фактуры VAT. Проформа не является бухгалтерским документом и не служит основанием для налоговых вычетов.

Особенности выставления фактур без VAT

В некоторых случаях предприниматели JDG освобождаются от уплаты VAT — например, при годовом обороте менее 200 000 PLN. Для таких ситуаций предусмотрены фактуры без налога.

Когда использовать ставку VAT ZW, а когда NP:

• ZW— продажа товара/услуг, освобожденных на основании Art 113 ust 1 i 9 Ustawy o VAT (только для контрагентов на территории Польши, если вы освобождены от налога VAT). При этом на фактуре со ставкой ZW должна быть надпись «Zwolnienie na podstawie art 113 ust 1 lub 9 ustawy o podatku od towarów i usług»;
• NP— продажа товаров/услуг за пределы территории Польши + уточнение «odwrotne obciążenie». Оно означает, что обязанности уплаты налога VAT лежат на покупателе услуги/товара.

Даты в таких фактурах заполняются по тем же принципам, что и в документах с VAT.

Сроки и юридические последствия нарушений

Соблюдение сроков выставления фактур критически важно для предпринимателей JDG. Общее правило гласит, что документ должен быть создан не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Например, для услуг, оказанных в апреле, крайний срок — 15 мая.

Исключения применяются для отдельных категорий:

• Услуги в сфере строительства — фактура выставляется в течение 30 дней с момента подписания акта приемки.
• Поставка печатной продукции — срок увеличен до 60 дней.

Нарушение установленных сроков или ошибки в реквизитах приводят к штрафам от налоговых органов. Например, отсутствие NIP контрагента может трактоваться как попытка уклонения от налогов, что влечет за собой штраф в размере до 100% суммы неуплаченного VAT.

Предприниматель обязан хранить выставленные и полученные им фактуры в течение 5 лет после окончания года, в котором была выставлена/получена фактура.

Рекомендации по автоматизации и проверке

Для минимизации рисков предпринимателям JDG стоит использовать специализированное ПО. Эти системы предлагают:

• Автоматическую проверку NIP контрагентов через интеграцию с государственными реестрами.
• Шаблоны фактур с предзаполненными полями для разных типов операций.
• Напоминания о приближении сроков подачи документов.

Перед отправкой фактуры клиенту рекомендуется провести двустороннюю проверку:

1. Юридическая корректность — соответствие данных контрагента реестру GUS.
2. Арифметическая точность — правильность расчета сумм, VAT и итоговых значений.

Для предпринимателей, которые только начинают деятельность, целесообразно воспользоваться услугами бухгалтера или консалтинговой компании.

Заключение

Правильное оформление фактур в Польше — не просто бюрократическая формальность, а основа легального и прибыльного бизнеса. Соблюдение сроков, внимание к реквизитам и использование современных инструментов учета позволяют предпринимателям JDG сосредоточиться на развитии своего дела, избегая конфликтов с налоговыми органами.