Открытие ИП в Польше: что нужно знать

Что нужно, чтобы открыть ИП

Подготовьте сканы документов и будьте внимательны при заполнении завления на открытие ИП.

Если вы иностранец, вам может понадобится скан PESEL, скан карты побыту, скан паспорта (зависит от вашего гражданства, а также от вашего статуса в Польше).

При заполнении заявления в CEIDG на сайте biznes.gov.pl, могут возникнуть проблемы:

1️⃣ Не проставится галочка на регистрации в ZUS ZZA (для уплаты взносов на медстрахование). При этом человек составит wniosek на регистрацию, откроет ИП и будет пребывать в уверенности, что он зарегистрирован в ZUS.

Также не все знают, что если зарегистрировать деятельность не первого, а второго числа, то ваша Ulga na start будет длиться не 6, а 7 месяцев.

2️⃣ Не проставится галочка при выборе формы налогообложения.

Эта проблема приобрела известность только недавно, хотя появилась уже пару лет назад. Предприниматель при регистрации может выбрать  zasady ogólne (12%/32%), podatek liniowy (19%), либо ryczałt. Но порой из-за технической ошибки портала галочка, проставленная напротив того же рычалта, слетает в момент записи внёска. Налоговая чаще всего считает это выбором общей системы налогообложения. 

В таком случае предприниматель может работать год-полтора, как он думает, на рычалте, подать годовую декларацию. Однако спустя несколько месяцев ему позвонит налоговая и скажет: «Вы подали не ту декларацию PIT, вам нужно пересчитать налог и складки ZUS по общим правилам». Случалось, людям приходилось в итоге доплачивать налог и по 9, и по 11 тысяч злотых разницы.

Налоговая не всегда идет навстречу ИП при выявлении этой проблемы. Поэтому сохраняйте все свои внёски в CEIDG, чтобы у вас было подтверждение, что вы изначально выбрали ту либо иную систему налогообложения.

Проверяйте введенные данные

Перед подписанием своего внеска рекомендуется его сначала просмотреть: проверьте свои личные и паспортные данные, а также пункты 9/9.1 (регистрация в ZUS) и пункт 15 (должна быть выбрана форма налогообложения).

Не лишним будет при уплате налогов указывать в назначениях платежей форму налогообложения, например, «zaliczka PPE за 02/2025». Таким образом некоторым ИП удалось доказать первоначально выбранную ими систему налогообложения.

Примечание: в последнее время налоговая может признать, как доказательство выбранной вами формы налогообложения, описание назначения платежа («zaliczka PPE за 02/2025»), только если этот первый платеж был совершен без просрочки, до 20-го числа, поэтому проследите за своевременной оплатой налога.

К сожалению, бухгалтерское бюро само не может проверить форму налогообложения. Клиент предоставляет внёсек, где чётко указано — он выбрал рычалт. А то, что в системе gov.pl это не отмечено, не видно, так как таких внесков клиент мог выслать несколько и предоставить не окончательный вариант.

Нужно ли быть плательщиком VAT? 

Следующее, что стоит учесть перед регистрацией ИП: собираетесь ли вы становиться плательщиком VAT? Кем будут ваши клиенты: будут ли это польские налогоплательщики или же иностранные контрагенты? 

Лимит освобождения от уплаты VAT в течение года составляет 200 тысяч злотых (240 000 с 1 января 2026 года) пропорционально отработанным месяцам. При этом в лимит не включаются суммы фактур, выставленных за оказание услуг/продажи товаров юридическим лицам за пределами территории Польши, а учитываются только польские контрагенты.

Частая ошибка — когда человек заявляет о себе как о VAT-овце и думает, что это автоматически определяет его и как зарегистрированного к VAT UE. Это не так.

Если вы не отметили в заявлении VAT-R графу с регистрацией VAT UE, то по умолчанию вы там не зарегистрированы, а значит, не можете работать с контрагентами из ЕС. В дальнейшем, даже если в Польше вы «ватовец», при покупке товаров в Европе вы будете вынуждены добавлять к сумме ещё и 23%-й польский VAT вместо 0%. Поэтому лучше все эти нюансы оформить сразу при заполнении внеска VAT-R.

Важно: в случае оказания услуг, включающих, среди прочего, консультирование (doradztwo/konsultacje), теряется право освобождения от VAT. 

Отправляйте все документы бухгалтеру

Даже те, что кажутся вам неважными.

Порой бывает так: человек решает, что раз он на рычалте, то может не показывать бухгалтеру те или иные документы (например, при импорте услуг), так как в расходах это не учитывается и VAT в фактуре не указан.

В реальности же такие расходы должны быть указаны в декларации JPK VAT как импорт услуг, если вы «ватовец». Если же вы не являетесь плательщиком VAT, то на стоимость этих услуг должен быть начислен VAT 23% и подана декларация VAT-9M.

Если вы планируете работу с контрагентами из стран ЕС, сообщите об этом бухгалтеру до подписания договора с контрагентом и выставления ему фактуры, так как в таких случаях регистрация VAT-UE обязательна. В том числе это касается оплаты расходов на рекламу Facebook, Meta, Google, оплаты Google Cloud, Open AI, Amazon, Stripe и др.

Кроме того, при некоторых видах услуг в конце года подаётся отдельная декларация IFT-2R (например на рекламные услуги Google, Facebook).  Поэтому важно, чтобы вы предоставили бухгалтеру все свои документы.

Сообщайте о любых изменениях в деятельности

При внесении различных изменений в хозяйственную деятельность необходимо незамедлительно проинформировать вашего бухгалтера. Это могут быть изменения в CEIDG (адрес, ужонд скарбовый), добавление/изменение кода PKD, регистрация VAT-UE, регистрация VAT, приостановка деятельности, набор персонала, наличие у вас трудового договора помимо ИП. 

Например, был случай, когда человек сам себя зарегистрировал плательщиком VAT, но не уведомил об этом бюро и не стал выставлять фактуры с VAT. А бюро, соответственно, не высылало за него декларации JPK. 

Либо — когда у клиента параллельно с предпринимательской деятельностью был трудовой договор, но он не известил об этом бюро и платил полные взносы ZUS, хотя имел возможность платить только складки на медицинское страхование.

✍️ Как платятся взносы, если предприниматель работает и по умове о праце, и как ИП? Если зарплата на штатной должности не ниже минимальной зарплаты по стране, тогда основанием для социального страхования (ubezpieczeń społecznych) является трудовой договор. Если ниже минималки, тогда взносы в ZUS на соцстрахование идут из обоих источников дохода. А вот взносы на медстрахование, или складку здровотную, в любом случае надо платить по обоим основаниям, независимо от размера зарплаты на UoP.

Бывает, что люди не сообщают бухгалтеру о своих бонусах на работе. Но те же карты Multisport или частные медстраховки вроде LuxMed, Medicover и бонусы за релокацию также облагаются налогом. 

При покупке авто на фирму сообщите об этом бухгалтеру

Если вы приобретаете на фирму транспортные средства в Польше, ЕС или других странах, сообщите об этом вашему бухгалтеру и предоставьте следующие документы:

🔹фактура или договор лизинга;

🔹скан техпаспорта;

🔹подтверждение любых оплат, связанных с покупкой транспортного средства (например, оплата постановки на учёт, VAT и т.д.);

Будьте осмотрительны, когда покупаете автомобиль на фирму. Да, это выглядит привлекательно — можно амортизировать авто, вы сможете учитывать 50% VAT на само транспортное средство и его обслуживание.

Но при продаже автомобиля вам всё равно придётся уплатить VAT со всей суммы продажи, причем не 50%, а все 100%. А также заплатить подоходный налог, так как сумма от продажи основных средств считается приходом фирмы.

Прежде чем купить автомобиль на фирму, подумайте, сколько лет вы собираетесь им пользоваться. Без финансовых последствий авто можно вывести из основных средств только через 6 лет пользования в фирме, и ещё через 5 лет после этого продать (здесь тоже есть нюансы). Но вы можете изначально взять авто на себя как на физлицо и затем пользоваться им в целях фирмы, учитывая те же 50% VAT с расходов на топливо, ремонт и его содержание.

Не можете открыть бизнес-счёт?

Бывает, человек зарегистрировал ИП, и не может открыть бизнес-счёт. С такой проблемой предприниматели-иностранцы сталкиваются довольно часто.

Да, в ряде случаев вы обязаны иметь бизнес-счёт для ведения предпринимательской деятельности. Например, если являетесь плательщиком VAT, используете механизм «split payment» или у вас фактуры на сумму свыше 15 тыс. злотых.

Но если вы, например, программист, дизайнер или преподаватель языка без VAT, то можете принимать платежи на свой личный счёт и не открывать фирменный.

Проверяйте правильность данных в ваших фактурах

В фактуре среди прочего должно быть наименование товара/услуги — в соответствии с вашим кодом PKD и договорами, заключёнными с контрагентами.

Бывает, что предприниматель выбирает себе код PKD, где звучат слова «doradztwo» и «konsultacja», но при этом не регистрирует внёсек VAT-R. Если вы выбрали такой код PKD, который требует оформления в качестве VAT-овца, но не сделали этого, то налоговая может задним числом пересчитать ваши доходы и вычесть из них 23% VAT.

Поэтому необходимо, чтобы в договорах с вашим контрагентом и в наименовании ваших услуг отсутствовали «консультационные услуги» —  если на самом деле вы их не оказываете.

Выставляются фактуры не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором была оказана услуга/продажа товара.

При наличии фактур в валюте также нужно предоставлять бухгалтеру ваши банковские выписки в валюте для расчета курсовых разниц.

Срок уплаты налогов:

Сроки уплаты налогов

• аванс PIT 5/5L/28 — до 20-го числа месяца, следующего за отчётным;

• налог VAT — до 25-го числа месяца, следующего за отчётным;

• ZUS — до 20-го числа месяца, следующего за отчётным

При оплате налогов и складок ZUS необходимо указать наименование платежа, а также период, за который он производится (например, zaliczka PPE za 03/2025).

Банковское подтверждение платежа также необходимо присылать в ежемесячном пакете документов бухгалтеру. 

Какой лимит кассы?

Некоторые ИП, например, оказывающие парикмахерские и косметические услуги или торгующие автозапчастями, техникой, обязаны иметь кассовый аппарат с начала деятельности.

Для остальных действует лимит работы без кассы фискальной при оказании услуг/продажах товаров физическим лицам. Он составляет 20 тысяч злотых, пропорционально отработанным месяцам (то есть, если вы начнёте деятельность в апреле, то ваш лимит будет уже не 20, а 15 тысяч злотых). Лимит кассы касается только оказания услуг/продажи товаров физическим лицам, не ведущим предпринимательскую деятельность.

Внимание: каждый случай, касающийся кассового аппарата, рассматривается индивидуально в связи с рядом требований налогового законодательства. Для уточнения особенностей использования кассового аппарата в вашей деятельности обратитесь к бухгалтеру или дорадце податковому.

Открытие ИП в Польше — заключение

В целом, иметь ИП в Польше не настолько просто и беспроблемно, как кажется на первый взгляд.

Да, здесь нет таких частых проверок, и, если вы не злостный нарушитель, вас никто не оштрафует на неподъемные суммы, после которых придется закрыть бизнес.

Проблема в том, что слишком много неочевидных на первый взгляд вещей. Нет строго регламентированных правил, и они постоянно меняются: сегодня у программиста ставка рычалта 8,5%, а через месяц после выхода очередной интерпретации KIS этот вид деятельности облагается уже 12-ю, если не 15-ю процентами.

Программист без офиса и наемных работников не может учесть в расходы банальную кофе-машину, а вот создательница контента для взрослых на Only Fans запросто спишет в расходы брендовую одежду, обувь, косметику и десяток сумочек впридачу. 

Поэтому рекомендуем: старайтесь быть в повестке, следите за изменениями в законодательстве, обращайтесь к консультанту и бухгалтеру, если вдруг появились сомнения или вопросы.